Arbeits- und Berufskleidung: Informationen, Regeln und Pflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Wenn man von Arbeits- und Berufskleidung spricht, denken die meisten Menschen an die Kleidung von Polizisten, Ärzten oder Feuerwehrmännern. Dabei tragen viel mehr Angestellte eine Berufs- oder Arbeitskleidung, als man denkt: Ein typisches Beispiel ist eines der erfolgreichsten Franchisebetriebe in Deutschland, McDonald’s. Jeder der Angestellten trägt eine vorgeschriebene Kleidung. Selbes gilt für viele andere Betriebe aus dem Handwerk und der Industrie, die in ihrem Beruf diversen Gefahren ausgesetzt sind. Im Bereich Arbeits- und Berufskleidung gibt es viele Regeln, Gesetze, Urteile und Vorschriften, die nicht immer ganz eindeutig sind und häufig langatmige Diskussionen entfachen. Der nachfolgende Artikel versucht, die wichtigsten Fragen zu klären.

Berufsbekleidung: Erklärung und Definition
In Dienstleistungsberufen wird die Arbeits- oder Berufsbekleidung aus mehreren Gründen vorgeschrieben:

• Hygiene: In Restaurants und im medizinischen Bereich.
• Erkennbarkeit: Piloten, Richter, Polizisten, Stewardess, Feuerwehrleute
• Corporate Identity: McDonald’s, Messepersonal

Eine der wichtigsten Anforderungen an diese Kleidung ist ihre Praktikabilität und Belastbarkeit. Sie soll gleichzeitig aber auch das Zusammengehörigkeitsgefühl für das Personal fördern und dem Kunden ein positives Erscheinungsbild liefern. Hierarchie-Unterschiede sind bei den Uniformen häufig deutlich zu sehen.

Schutzkleidung gehört ebenfalls zur Berufsbekleidung: Sie soll in erster Linie den Körper für Verletzungen bewahren. Arbeitshandschuhe, Helm, Sicherheitsschuhe, Schutzbrillen, Gehörschutz und Laborkittel gehören zu dieser besonderen Arbeitskleidung. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ansprüche an Schutzkleidung. Spezialisierte Unternehmen wie engelbert strauss bieten die passende Kleidung für jeden Anspruch.

Als Dienstkleidung wird Kleidung bezeichnet, die vom Arbeitgeber angeordnet wird und Material, Farbe und Aussehen vorgegeben sind. Die jeweiligen Institutionen stellen diese Uniformen unentgeltlich zur Verfügung.

Kleiderordnung: Was Arbeitnehmer ihren Angestellten vorschreiben dürfen
Dass für Bauarbeiter eine Helmpflicht besteht, ist nachvollziehbar. Darf ein Chef allerdings die Farbe der Unterwäsche seiner Mitarbeiter vorschreiben? Laut dem Landesarbeitsgericht in Köln dürfen sie das, zumindest in einigen Fällen. So müssen zum Beispiel die Angestellten der Sicherheitskontrolle am Flughafen Köln-Bonn einfarbige Unterhosen in Hautfarbe oder Weiß tragen. Für die Damen ist ein BH Pflicht, Muster auf den Schlüpfern sind verboten.

Was letztendlich erlaubt ist, hängt immer von der Branche ab. Im Bereich der Sicherheits- und Hygienebranche sind viele Richtlinien bereits gesetzlich vorgeschrieben, wodurch die Prozedur um ein Vielfaches erleichtert wird. Arbeitgeber dürfen natürlich auch einem Bauarbeiter vorschreiben, eine bestimmte Schutzkleidung zu tragen. Selbes gilt für den Koch, der durch eine Kopfabdeckung verhindert, dass Haare in die Suppe fallen.

Wenn es allerdings um optische Punkte geht, so wie im oben beschriebenen Fall der Fluggastkontrolleure, wird es schwierig. Grundsätzlich hat in diesem Fall der Betriebsrat mitzureden. Es geht darum, die Frage zu klären, in wieweit der Chef in die Persönlichkeitsrechte seiner Angestellten eingreift. Die Grenze der Zumutbarkeit darf dementsprechend nicht überschritten werden, was das genau bedeutet, ist leider häufig Auslegungssache.

In Branchen, in denen es keine Dienstkleidung gibt, dafür aber bestimmte Erwartungen in puncto äußere Erscheinung gelten, ist das Streitpotenzial noch größer. Ein Bankmitarbeiter, der Kundenkontakt besitzt, kann sich dementsprechend nicht in T-Shirt und Jeans präsentieren. Auch hier kann der Chef bestimmen, dass alle Männer Anzug und Krawatte tragen müssen. Die Vorschrift, dass alle eine bestimmte Farbe tragen müssen, würde dagegen zu weit gehen. Auch das Thema Piercings ist nicht immer unproblematisch: Im Grunde erleichtern sich Arbeitgeber die Aufgabe, wenn sie das Thema Arbeitskleidung und äußere Erscheinung bereits beim Vorstellungsgespräch ansprechen, dann gibt es später auch keine Streitigkeiten.

Berufskleidung: Wichtiges Element der Corporate Identity
In vielen Branchen geht es den Firmen noch nicht um die äußere Erscheinung und die Frage, welche Farbe die Unterwäsche haben soll. Sie beginnen erst jetzt, Berufskleidung zu etablieren. Dabei werden die Grenzen zwischen Arbeitsschutz und firmenspezifischer Berufskleidung immer kleiner. Für Unternehmen ist es zunehmend wichtiger, dass auch der Bauarbeiter, der Monteur im Außendienst und andere Angestellte durch Sauberkeit und Pünktlichkeit Kompetenz und Zuverlässigkeit vermitteln. Diese äußerlichen Merkmale sind im Dienstleistungssektor und Franchisesektor bereits gang und gäbe. Einheitliche Arbeitskleidung wirkt identitätsstiftend. Immer mehr Unternehmen anderer Branchen erkennen, dass die Berufskleidung ein Teil des Teambuildingprozesses ist. Trägerinnen und Träger werden ein Teil der Familie und sollen sich auch als solches fühlen.

Unternehmen, die ein Bekleidungskonzept einführen möchten, müssen diesen Schritt ausführlich planen. Die Einführung kann in sechs Schritten erfolgen:

• Bedarfsanalyse: Welche Ansprüche und Anforderungen haben die Mitarbeiter?
• Modellentwurf: Wie sieht die ideale Arbeitskleidung aus, aus welchen Stoffen besteht sie?
• Prototyp: Ein Prototyp entsprechend der geforderten Anforderungen getestet.
• Ausschreibung: Welcher Anbieter macht die beste Offerte in puncto Preis-Leistung?
• Produktion: Der ausgewählte Anbieter beginnt die Produktion.
• Dokumentation: Ein internes Dokument erklärt den Mitarbeitern alle Details zur neuen Arbeitskleidung.

Der wichtigste Punkt ist die Bedarfsanalyse. Je größer das Unternehmen und je diversierter die Mitarbeiter, desto schwieriger ist die Analyse. Firmen sollten sich allerdings viel Zeit nehmen, damit sie später kein Geld für Arbeitskleidung verschwenden, die nicht perfekt für die individuellen Anforderungen ist.

Kosten: Wer zahlt für die Berufs- und Arbeitskleidung?
Der Arbeitnehmer ist grundsätzlich dazu verpflichtet, die Arbeitskleidung zu beschaffen. Wie sieht es allerdings mit den Kosten aus? Mit dieser Frage hat sich das Bundesarbeitsgericht am 17. Februar 2009 (Aktenzeichen 9A ZR 676/07) befasst. Demnach müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Schutzkleidung unentgeltlich zur Verfügung stellen, wenn ihr Tragen gesetzlich bestimmt ist. Ohne eine gesetzliche Bestimmung dürfen Arbeitgeber die Kosten für Anschaffung und Pflege an ihre Arbeitnehmer übertragen. Mit einer Klausel im Arbeitsvertrag ist es möglich, die Kosten für die Kleidung zu splitten, wodurch es zu keiner Benachteiligung des Arbeitnehmers kommen darf. Sollte sich der Arbeitgeber dazu entscheiden, diesen Anteil von dem monatlichen Gehalt des Arbeitnehmers abzuziehen, muss er laut § 850c Zivilprozessordnung die Pfändungsgrenze von 985,15 Euro beachten.

Trotz der Verpflichtung einer Arbeitgeber, Arbeitskleidung für ihre Mitarbeiter bereitzustellen, gibt es keine Pflicht, mehrere Exemplare zu kaufen. Wer also seine Kleidung mehrmals die Woche wechseln möchte, muss für die Kosten womöglich selbst aufkommen.

Die Kosten für die Reinigung von Dienstkleidung müssen die Beschäftigten tragen, es sei denn, es gibt andere Bestimmungen. Bei Schutzkleidung kommt dagegen der Arbeitgeber für die Reinigungskosten auf, da die Angestellten mit der Kleidung keinen Gebrauchsvorteil haben (zum Beispiel das Tragen in der Freizeit). Erfolgt Zahlung für die Reinigung der Kleidung durch den Arbeitgeber, ist er dazu berechtigt, eine Kostenbeteiligung für seinen Mitarbeiter zu vereinbaren. Wie hoch diese ausfällt, hängt davon ab, in welchem Maße der Angestellte die Kleidung privat nutzen kann. Kleidungsstücken mit Logos der Firma können im Privatbereich kaum genutzt werden, sodass eine Kostenbeteiligung nicht infrage kommt.

Steuerliche Einordnung und Werbekostenabzug für Arbeitnehmer
Eine generelle steuerliche Einordnung der Kleidungsart ist nicht möglich, statt dessen ist jeder Fall einzeln zu betrachten. Grundsätzlich gilt, dass es sich nicht um einen Arbeitslohn handelt, wenn der Arbeitgeber ein eigenbetriebliches Interesse am Tragen der Kleidung besitzt. Besitzt das Überlassen der Kleidung einen „Entlohnungscharakter“, muss diese über die Lohnsteuer versteuert werden.

Je stärker die Kleidung den Arbeitnehmer bereichert, desto geringer ist das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers. Hier kommt es nicht nur darauf an, ob es sich um eine bürgerliche Kleidung handelt, sondern wie die Kleidung konkret genutzt werden kann. Kleidung in Firmenfarben und -logo sind verfolgen ganz klar ein eigenbetriebliches Interesse und sind von der Lohnsteuerpflicht ausgeschlossen.

Betrieblich erforderliche Kleidung, für die der Arbeitgeber ganz oder teilweise zahlt, ist umsatzsteuerfrei. Zahlt der Arbeitnehmer hingegen zum Teil oder komplett für seine Arbeitskleidung, können Aufwendungen unter Umständen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dies gilt allerdings nur dann, wenn es sich um typische Berufskleidung handelt. Kosten für Anschaffung, Reinigung und Instandhaltung von Bekleidung gelten gemäß § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG nicht als Werbungskosten. Außergewöhnliche Kosten, etwa eine Beschädigung durch einen Berufsunfall, können als Werbungskosten geltend gemacht werden.