Der Schlüssel zum effizienten Datenschutz: Der externe Datenschutzbeauftragte

Datenschutz ist in der digitalen Ära von entscheidender Bedeutung. Das Bewusstsein für die Notwendigkeit, personenbezogene Daten zu schützen, hat in den letzten Jahren rapide zugenommen. Dies ist nicht nur auf die in Europa geltenden Gesetze und Vorschriften zurückzuführen, sondern auch auf die empfindlichen Strafen, die in den vergangenen Jahren für Verstöße verhängt wurden. Kein Wunder also, dass sowohl interne als auch externe Datenschutzbeauftragte stark gefragt sind. Dieser Artikel beleuchtet die Vorteile von externen Datenschutzbeauftragten, insbesondere Lösungen für mittelständische Unternehmen.

So teuer sind Datenschutz-Verstöße

In diesem Jahr hat die irische Datenschutzkommission eine Rekordstrafe in Höhe von 1,2 Milliarden Euro gegen den Facebook-Konzern Meta verhängt. Aufgeschreckt durch diese Maßnahme, haben viele Unternehmen endgültig begriffen, dass das Thema Datenschutz nicht mehr wegzudenken ist. Auslöser für die Strafe war die datenschutzrechtlich unzureichend abgesicherte Übermittlung von Daten der Nutzer aus der EU auf US-Server.

Meta ist ein drastisches Beispiel, verdeutlicht aber die Konsequenzen von Datenschutzverstößen und ist ein Weckruf für jedes Unternehmen, die Gefahren von Datenschutzverletzungen nicht zu ignorieren. Neben den finanziellen Sanktionen leiden Unternehmen, Selbstständige wie auch Franchisenehmer im Nachgang zudem oft erheblich unter dem Verlust von Kundenvertrauen und ihrem guten Ruf. Der Gesetzgeber hat ein immer strengeres Auge auf Verstöße, und die Strafen werden immer härter. Dies unterstreicht die Bedeutung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Die möglichen Strafen bei Verstößen

Seit der Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 sind Unternehmen bei Missachtung von Datenschutzvorschriften mit gesetzlich strengen Strafen konfrontiert, selbst wenn kein Datenschutzbeauftragter ernannt ist, obwohl dies vorgeschrieben ist. Bei Verstößen gegen Compliance-Vorschriften drohen Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder alternativ 2% des globalen Jahresumsatzes des Unternehmens.

Bei Verstößen gegen Betroffenenrechte können die Strafen noch höher ausfallen: Bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes sind möglich. Darüber hinaus müssen Unternehmen einen erheblichen Reputationsverlust und möglicherweise den Verlust von Kunden befürchten, wenn Verstöße gegen Datenschutzvorschriften öffentlich bekannt werden.

Was macht ein Datenschutzbeauftragter?

Die Relevanz eines Datenschutzbeauftragten nimmt in einer zunehmend komplexen und risikoreichen Datenschutzlandschaft stetig zu. Was sind aber dessen konkrete Aufgaben und warum lohnt sich die Beschäftigung eines Datenschutzbeauftragten für mittelständische Unternehmen und Franchisenehmer?

Die Hauptaufgabe eines Datenschutzbeauftragten ist sicherzustellen, dass personenbezogene Daten ordnungsgemäß gesammelt, verarbeitet und geschützt werden. Im Zuge dessen überwacht er die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und -vorschriften über alle Unternehmensaktivitäten hinaus.

Die Unterschiede zwischen internen und externen Datenschutzbeauftragten

Die Beschäftigung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten bringt für kleine und mittelständische Unternehmen unterschiedliche Vorteile mit sich. Hier sind einige der wichtigsten Unterschiede:

In der Regel sind externe Datenschutzbeauftragte hochqualifizierte Experten mit langjähriger Erfahrung im Datenschutz. Sie sind mit den neuesten Gesetzen und Bestimmungen vertraut und helfen Unternehmern, diese umzusetzen. Ein externer Datenschutzbeauftragter arbeitet zudem unabhängig vom Unternehmen und trifft objektive und neutrale Entscheidungen, welche nicht von internen Interessen beeinflusst werden.

Interne Datenschutzbeauftragte dürften dagegen die Strukturen, Prozesse und Mitarbeiter der Organisation gut kennen. Dies kann die Implementierung und kontinuierliche Verbesserung von Datenschutzmaßnahmen erheblich erleichtern. Darüber hinaus ermöglicht die interne Positionierung eine direkte und schnelle Kommunikation mit der Geschäftsführung und anderen Abteilungen. Dies kann besonders wichtig sein, wenn rasche Entscheidungen getroffen werden müssen. 

Ein zentrales Problem kann jedoch die Befangenheit des internen Datenschutzbeauftragten darstellen. Die Objektivität kann insbesondere in kleineren Unternehmen beeinträchtigt sein, wenn der Datenschutzbeauftragte auch Angestellter der Organisation ist. Interessenkonflikte können ebenfalls entstehen, wenn der Datenschutzbeauftragte andere Aufgaben innerhalb der Organisation hat. Ein weiteres Problem könnte die fachliche Isolation sein. Der interne Datenschutzbeauftragte hat möglicherweise weniger Möglichkeiten zum Austausch mit Kollegen und zur Weiterbildung als ein externer Datenschutzbeauftragter. 

Auch die anfallenden Kosten können eine Rolle spielen. Die Einstellung eines festangestellten Datenschutzbeauftragten kann unter Umständen sehr teuer sein. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass der interne Datenschutzbeauftragte über die erforderlichen Qualifikationen und Ressourcen verfügt. Dies kann insbesondere für kleinere Unternehmen eine Herausforderung sein, für die auch die Kosten für die Aus- und Weiterbildung sowie die Bezahlung des Datenschutzbeauftragten eine Belastung darstellen können. 

Externe Datenschutzbeauftragte sind oft kosteneffizienter und sparen kleinen Unternehmern Zeit und Ressourcen. Hier birgt das Thema Kündigung einen weiteren Unterschied. Interne Datenschutzbeauftragte genießen einen besonderen Kündigungsschutz, was zusätzliche Herausforderungen für das Unternehmen mit sich bringen kann. Das Vertragsverhältnis mit einem externen Datenschutzbeauftragten kann dagegen zu jedem Zeitpunkt fristgerecht beendet werden. Durch die Auslagerung dieser Aufgabe an einen externen Datenschutzbeauftragten können sich Unternehmer ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Ein weiterer Unterschied hierbei liegt in der Kündigung.

Last but not least führt das Engagement eines externen Datenschutzbeauftragten zur Risikoreduzierung. Sie sind darauf spezialisiert, Risiken zu erkennen und zu minimieren und tragen dazu bei, Datenschutzverletzungen zu verhindern und Vorschriften einzuhalten.

Wie wählt man den richtigen externen Datenschutzbeauftragten?

Entscheidet sich ein Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten zu engagieren, ist die sorgfältige Auswahl der richtigen Person oder Organisation wichtig. Hier sind einige hilfreiche für die Wahl eines Datenschutzbeauftragten:

Erfahrung: Ein externer Datenschutzbeauftragter muss über alle erforderlichen Qualifikationen und Erfahrungen verfügen. Die Überprüfung seiner Referenzen und Zertifizierungen ist ein hilfreiches Mittel dafür.

Branchenkenntnisse: Je nach Branche gelten unter Umständen spezifische Datenschutzanforderungen. Unternehmer sollten bereits im Vorfeld mit ihrem externen Kandidaten über die erforderlichen Anforderungen sprechen.

Reaktionszeiten: Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Festlegung der verfügbaren Arbeitszeit, die der Datenschutzbeauftragte für das Unternehmen aufbringen kann. Eine angemessene Verfügbarkeit ist entscheidend, da manchmal schnelle Reaktionen erforderlich sind.

Die ersten Schritte: Das Datenschutzprogramm

Nun ist es an der Zeit, einen Blick darauf zu werfen, wie Unternehmen ein effektives Datenschutzprogramm intern umsetzen können. Ein Datenschutzprogramm stellt die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicher und stärkt zugleich das Vertrauen zu den eigenen Kunden. Die richtige Implementierung ist somit von entscheidender Bedeutung.

Der erste Schritt ist die Entwicklung und das Verfassen klarer Datenschutzrichtlinien und -verfahren. Ein solches Dokument sollte alle Grundsätze und Verfahren beinhalten, nach denen personenbezogenen Daten in einem Unternehmen behandelt werden. Unternehmen sind angehalten sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter diese Richtlinien versteht und befolgt. Danach sollte ein Datenschutzaudit durchgeführt werden, das eine gründliche Überprüfung der aktuellen Datenschutzpraktiken und -systeme beinhaltet. Ein interner Datenschutzbeauftragter sollte die Prozesse gut kennen, während ein externer Datenschutzbeauftragter objektiv Schwachstellen aufdecken kann. In beiden Fällen nimmt ein Datenschutzbeauftragter bei dieser Überprüfung eine entsprechend wichtige Rolle ein.

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die Bedeutung von Datenschutz verstehen und Datenschutzrichtlinien und -verfahren einhalten, sind Schulungen entscheidend. Externe Datenschutzbeauftragte können speziell auf ein Unternehmen zugeschnittene Schulungen durchführen und Mitarbeiter sensibilisieren.

Ein wichtiger Teil eines Datenschutzprogramms besteht darin, Datenschutzrisiken zu identifizieren und zu minimieren. Dies gelingt durch die stetige Überwachung von Datenverarbeitungsprozessen, die Identifizierung von Schwachstellen und schließlich die Ausführung von Maßnahmen zur Risikominderung. Die Verwendung von Datenschutz-Tools und -Technologien trägt dazu bei, personenbezogene Daten noch besser zu schützen. Dazu zählen die Verschlüsselung und Zugriffskontrolle dieser sowie spezifische Sicherheitslösungen. Ein externer Datenschutzbeauftragter unterstützt Unternehmen dabei, die richtigen Technologien für das Unternehmen auszuwählen.

Da sich die Datenschutzlandschaft und die Datenschutzvorgaben ständig weiterentwickeln und ändern, sollte ein Datenschutzprogramm regelmäßig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden. Interne und externe Datenschutzbeauftragte helfen Unternehmen mit den neuesten Entwicklungen Schritt zu halten und stellen sicher, dass Datenschutzbestimmungen immer auf dem aktuellen Stand ist.

Fazit

Unabhängig von der Größe ist Datenschutz für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen erfordert einen zunehmend höheren Anspruch. Datenschutzverletzungen können folgenschwere Konsequenzen mit sich bringen und ein Verstoß kann Unternehmen bereits in eine existenzielle Krise stürzen. Ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter ist in Anbetracht dessen eine wertvolle Ressource, mit der Unternehmer sicherstellen, dass in Geschäftsprozessen alle Vorschriften eingehalten und Daten angemessen geschützt werden. Bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten sollte sorgfältig vorgegangen und darauf geachtet werden, dass die Person oder Organisation zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt. Datenschutz ist schließlich nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Baustein für das Vertrauen der Kunden und der Sicherheit von Geschäftsdaten.

Foto von Matthew Henry auf Unsplash