Was ist eine Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV)? (Definition)

Was ist die Gewinn-und-Verlust-Rechnung?

Definition: Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung – kurz GuV – stellt Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens in einer Geschäftsperiode gegenüber. Sie macht den operativen Erfolg des Unternehmens sichtbar und bildet die wichtigste Basis für Jahresabschluss und Bilanz. Eine GuV muss von Kapitalgesellschaften sowie Aktiengesellschaften vorgelegt werden. In der Schweiz heißt die GuV Erfolgsrechnung.

Warum eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung?

Die GuV stellt die wichtigste Grundlage des Jahresabschlusses oder der Bilanz dar. Mit dem Jahresabschluss oder der Bilanz schließt die Buchführung eine Geschäftsperiode ab. Zumeist handelt es sich bei der Geschäftsperiode um das Geschäftsjahr. 

Viele Unternehmen führen intern eine monatliche Gewinn- und Verlustrechnung durch. Sie dient dazu, die Geschäftsentwicklung zu überblicken, sich vor Überraschungen zu wappnen und Negativentwicklungen frühzeitig entgegenwirken zu können.

Da die GuV alle Aufwände und Erträge als Sammelkonto gegenüberstellt, offenbart sie den Unternehmenserfolg im operativen Geschäft – als Gewinn oder Verlust. In den Abschluss fließen neben der GuV die Vermögenskonten auf der sogenannten Aktivseite sowie die Kapitalkonten auf der Passivseite ein. Unterm Strich lässt sich erkennen, in welcher finanziellen Lage sich das Unternehmen befindet.

• Siehe auch das folgende Erklärvideo "Gewinn- und Verlustrechnung leicht gemacht"

Wer muss eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellen?

Jeder, der nach Handelsgesetzbuch und Steuergesetzen als Kaufmann gilt und der Buchführungspflicht unterliegt, muss zum Abschluss seines Geschäftsjahres per GuV die Aufwände und Erträge gegenübergestellt offenlegen. Die GuV fließt in den Jahresabschluss ein, zu dem jede GmbH oder UG als Kapitalgesellschaft verpflichtet ist, und ebenso in die für eine Aktiengesellschaft obligate Bilanz.

Von der GuV-Pflicht ausgenommen sind Personengesellschaften, Kleinunternehmer, Kleingewerbetreibende oder Freiberufler. Sie müssen beim Finanzamt als Bestandteil ihrer Einkommensteuererklärung lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, einreichen. Als „kleine Schwester“ der GuV dient die EÜR ebenso als Basis zur steuerrechtlich relevanten Gewinnermittlung.

Wie erstelle ich eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung?

Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung gehört zur doppelten Buchführung. Alle Erträge werden unter Haben und alle Aufwände unter Soll verbucht. Beispiele für Aufwendungen (Soll-Konto):

• Wareneinkauf
• Mieten
• Personalkosten
• Strom- und Heizkosten
• Steuern
• Zukäufe Anlagevermögen
• Allgemeine Betriebskosten
• Abschreibungen
• Zinszahlungen
• Außerordentliche Aufwendungen
• Aufwendungen für Marketing und Werbung
• Lizenz- oder Franchisegebühren

Unter den Erträgen auf dem Haben-Konto sollten die Umsatzerlöse den wichtigsten Posten darstellen, plus unter Umständen Zinserträge oder Bestandsveräußerungen.

Am Ende der Geschäftsperiode bzw. des Geschäftsjahres errechnet sich aus dem Saldo der Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Diesen Wert überträgt der Buchhalter auf das Konto Eigenkapital, um Bilanz oder Jahresabschluss zu erstellen. 

• Siehe auch das folgende Erklärvideo "Einführung in das Rechnungswesen"

Gewinn-und-Verlust-Rechnung auch als Franchisenehmer?

Im Rahmen des Franchise-Paketes übernimmt die Zentrale viele administrative Leistungen. Seine eigene Gewinn-und-Verlustrechnung aber muss jeder Franchisenehmer als Teil seines Jahresabschlusses selbst erstellen, sofern er Kaufmann laut HGB und Steuerrecht ist. Einem Franchise-Existenzgründer wird das notwendige kaufmännische Know-how in der Regel in der Grundschulung vermittelt. Viele Zentralen bieten Unterstützung in puncto Buchhaltung an. Häufig greifen Franchise-Unternehmer auf externe Dienstleister im Outsourcing zu – etwa Buchhaltungsbüros oder Steuerberater.

Was ist eine Einnahmeüberschussrechnung?

Die Einnahmeüberschussrechnung, die auch gerne mit EÜR abgekürzt wird, ist die einfachste Form der Gewinnermittlung, so Reinhard Wingral von der Gobal Franchise AG in diesem Video.

Die rechtliche Grundlage für die Einnahmeüberschussrechnung ist im Einkommenssteuergesetz verankert. Das Prinzip der EÜR ist ein einfaches Zufluss- und Abflussprinzip: Erst wenn eine Rechnung tatsächlich von einem Kunden bezahlt wird, dann wird dies für die Gewinnermittlung und steuerlich relevant. Gleiches gilt für die Kosten: es gibt keine Buchung für Rückstellungen, etc., wie man es aus Bilanzen kennte, so Wingral im Video.

Achtung ist geboten, wenn hohe Gewinne erzielt werden. Denn der Gesetzgeber hat hier Grenzen gesetzt. Der Jahresumsatz darf 500.000 Euro bzw. der Gewinn 50.000 Euro pro Jahr nicht überschreiten. Sollte dies geschehen, kann man diese vereinfachte Form der Abrechnung nicht mehr verwenden.

Auch Kapitalgesellschaften dürfen die Einnahmeüberschussrechnung nicht anwenden. Die EÜR ist ein flexibles und kostengünstiges Instrument zur Gewinnermittlung. Freiberufler können die Gewinn-Grenzen sogar überschreiten und müssen trotzdem nicht bilanzieren, so Wingral in diesem Video-Statement.