Was ist eine Prozesslandkarte? (Definition)
Was ist eine Prozesslandkarte?
Definition: Eine Prozesslandkarte stellt die Prozesse und damit die Ablauforganisation eines Betriebes grafisch übersichtlich dar. Sie dient Geschäftsführern, Mitarbeitern und Geschäftspartnern als Orientierung. Abgebildet werden die Prozesse in ihren Wechselwirkungen und zeitlichen wie logistischen Abfolgen. Der verantwortliche Prozesseigner ist ebenfalls zu erkennen.
Wie sieht eine Prozesslandkarte aus?
Eine Prozesslandkarte ist einer Straßenkarte vergleichbar – einer „Landkarte“ der Abläufe, Produktionsstraßen, Abteilungen und Dienstwege im Betrieb oder Unternehmen.
Die Prozesslandkarte beinhaltet:
- alle wesentlichen Geschäftsprozesse im Unternehmen
- die Zusammenhänge der Prozesse
- die jeweils verantwortlichen Prozesseigner*)
- die Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten
*) Die Prozesseigner werden meist nicht namentlich, aber in Form ihrer Funktion oder Abteilung dargestellt. Diese vereinfachte Darstellung dient der Übersichtlichkeit. Auf diese Weise sollte sich jeder Mitarbeiter des Unternehmens in der Struktur wiederfinden können.
Prozesslandkarten können mit Office-Systemen wie Powerpoint, Excel oder Word erstellt werden. Speziellere Software-Programme sind Visio, Viflow und Sharepoint.
Aufbau einer Prozesslandkarte
Prozesslandkarten trennen die Prozesse wie folgt:
- Kernprozesse/Prozesse des Kerngeschäftes (dienen der unmittelbaren Wertschöpfung)
- Unterstützungsprozesse, z.B. Einkauf, Personalwesen, Buchhaltung, IT, Instandhaltung der Betriebsmittel (dienen nicht der direkten Wertschöpfung)
- Management-Prozesse, z.B. Strategie- und Marketing-Entscheidungen, Controlling etc. (steuern das Unternehmen)
Prozesslandkarten zeigen, welche Prozesse und Strukturen vorhanden sind, wie sie ineinandergreifen und wo die Schnittstellen zwischen Betriebsteilen, Kunden und Lieferanten bestehen.
Sie bilden auch die Schnittstellen zu Kunden, Lieferanten und ausgegliederten Leistungen und Prozessen ab (siehe: Outsourcing, verlängerte Werkbank).
- Siehe auch das folgende Video "Was ist ein Prozess? - Führungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse"
Warum Prozesslandkarte: Wozu dient sie?
Die Prozesslandkarte offenbart
- vorhandene Strukturen (Ist-Zustand)
- mögliche Optimierungen (Plan-Zustand)
Detaillierter beschrieben, ist die Prozesslandkarte ein Instrument des modernen Qualitätsmanagements. Für das moderne Qualitätsmanagement müssen Prozesse definiert und dargestellt werden, denn die Organisation benötigt Struktur und Übersichtlichkeit. Daher dient die Prozesslandkarte der Orientierung, der Standardisierung und der Qualitätssicherung. Da das moderne Qualitätsmanagement nicht nur Standardisierung und Qualitätssicherung, sondern Verbesserungen und Leitungssteigerungen im Wettbewerb anstrebt, bildet die Prozesslandkarte auch ein Planungs-Tool für Prozessoptimierungen und andere Veränderungen (siehe auch: Change Management).
- Siehe auch das folgende Video "Die Prozesslandkarte - Prozesse identifizieren"
Prozesslandkarte nach ISO 9001
Im Qualitätsmanagement nach ISO 9001 ist eine Prozesslandkarte vorgeschrieben. Denn die Norm fordert, dass das zertifizierte Unternehmen seine Prozesse exakt definieren, planen und überwachen können muss.
Was unterscheidet die Prozesslandkarte vom Organigramm?
Die Prozesslandkarte spiegelt die Ablauforganisation wider. Im Gegensatz dazu stellt ein Organigramm die hierarchisch-disziplinäre Aufbauorganisation dar.
Prozesslandkarten im Franchising
In Franchise-Unternehmen gelten noch spezifischere Anforderungen an eine Prozesslandkarte. Dies erläutert der Unternehmensberater Mathias Dehe in einem seiner Gründerwissen Videos für FranchisePORTAL. Denn Franchise-Systeme weisen im Vergleich zu Einzelunternehmen zusätzliche Prozessstrukturen auf – mit ihrer Gliederung in Zentrale und Pilotbetriebe einerseits sowie Partnerbetriebe vor Ort andererseits.
Mathias Dehe definiert drei Prozess-Bereiche, die auf der Landkarte eines Franchisesystems getrennt darzustellen sind. Es handelt sich um die sogenannten Kernprozesse, die Management-Prozesse und die franchise-spezifischen Prozesse im Partner-Bereich. Als Beispiele aus der Management-Prozessebene nennt er alle Aufgaben und Tätigkeiten rings um Unternehmensstrategie, langfristige Finanzierung oder Themen der Compliance. Zur großen Gruppe der Kernprozesse zählt der Franchise-Experte alles, was zur Produktentwicklung, Kundengewinnung oder Kundenbindung gehört. Die Prozesse im Bereich des Partnernetzwerkes umfassen die Maßnahmen der Partnergewinnung und Partnerbetreuung, wie sie im Franchise-Vertrag festgeschrieben sind.
In seinem Video weist Mathias Dehe auch noch auf Vielzahl an Unterstützungsprozessen vor allem für die Qualitätssicherung bzw. Sicherung der Qualitätsstandards hin. Diese lassen sich ebenfalls in Gruppen gliedern und auf der Prozesslandkarte einzeichnen. So ist zu erkennen, wie diese Prozesse den großen Kernbereichen zuarbeiten. Alle Beteiligten können verfolgen, wie die komplizierten Abläufe im Franchising ineinandergreifen.